Thay đổi địa chỉ công ty cần làm gì để tránh bị “Phạt Thuế”

Thay đổi địa chỉ công ty là thủ tục hành chính được thực hiện tại Sở kế hoạch đầu tư để ghi nhận địa chỉ công ty mới trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đầu tiên doanh nghiệp sẽ phải thực hiện những thủ tục thay đổi địa chỉ với cơ quan thuế trước khi thay đổi địa chỉ công ty trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đổi dấu công ty và thay đổi hóa đơn khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện/tỉnh/thành phố.

Địa chỉ công ty là gì?

Địa chỉ công ty là địa điểm làm việc, liên hệ của doanh nghiệp trong lãnh thổ Việt Nam, địa chỉ công ty được xác định bằng số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty như thế nào?

Thủ tục hay đổi địa chỉ công ty sẽ được thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Chốt thuế khi thay đổi địa chỉ công ty khác quân/huyện/tỉnh/thành phố

Trong bước này, với những công ty thay đổi địa chỉ khác quận và khác tỉnh sẽ phải nộp thông báo theo mẫu số 08 tới cơ quan thuế đang quản lý doanh nghiệp để tiến hành thủ tục “chốt” thuế quận/huyện/tỉnh cũ và xin công văn xin chuyển sang quận/huyện/tỉnh/thành phố mới.

Thời gian thực hiện thủ tục này thông thường kéo dài tư 5-10 ngày làm việc tính từ ngày nộp hồ sơ đăng ký.

Lưu ý: Với các công ty tiến hành thay đổi địa chỉ trụ sở chính cùng quận/huyện sẽ không cần phải tiến hành thủ tục này.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

Sau khi hoàn thành việc chốt thuế quận/huyện/tỉnh/thành phố cũ và có công văn của cơ quan thuế cho chuyển sang địa chỉ mới, doanh nghiệp sẽ soạn thảo hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty để tiến hành thay đổi đăng ký kinh doanh với nội dung thay đổi địa chỉ.

Bước 3: Nộp hồ sơ chuyển trụ sở chính tới Phòng Đăng ký kinh doanh

Việc nộp hồ sơ sẽ được thực hiện trực tuyến, sau khi hồ sơ được chấp nhận hợp lệ sẽ tiến hành thủ tục nộp hồ sơ giấy tới cơ quan đăng ký

Bước 4: Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thay đổi địa chỉ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký, phòng đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ trước khi đồng ý và cấp giấy chứng nhận đã thay đổi địa chỉ công ty

Bước 5: Cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ghi nhận địa chỉ mới công ty

Trường hợp hồ sơ của doanh nghiệp hợp lệ sẽ tiến hành nộp hồ sơ giấy tại Sở kế hoạch đầu tư để nhận kết quả là giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Thủ tục thuế khi thay đổi địa chỉ công ty

Quy định tại Khoản 2, Điều 8, Nghị định 83/2013/NĐ-CP và Khoản 1, Điều 40, Nghị định 78/2015/NĐ-CP, các doanh nghiệp trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ công ty có nghĩa vụ hoàn tất mọi thủ tục với cơ quan thuế. Cụ thể, doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản thuế còn nợ. Đồng thời, đề nghị cơ quan thuế hoàn trả các khoản thuế nộp thừa, thuế giá trị gia tăng chưa khấu trừ hết…

Nếu thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trong cùng tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, đồng nghĩa với việc không thay đổi cơ quan thuế quản lý. Nhưng nếu ngược lại, doanh nghiệp chuyển đổi địa chỉ đến tỉnh, thành phố khác sẽ dẫn đến việc thay đổi cơ quan thuế quản lý. Lúc này, doanh nghiệp ngoài các nghĩa vụ nêu trên còn phải soạn thảo hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế gửi đến cơ quan thuế nơi chuyển đi và nơi chuyển đến.

Hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế tại nơi chuyển đi

• 01 Tờ khai theo mẫu 08-MST quy định tại Thông tư 95/2016/TT-BTC
• 01 Bản sao giấy phép thành lập và hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cập theo địa chỉ mới (Nếu người thực hiện hồ sơ là các tổ chức kinh tế, hộ gia đình, cá nhân…)
• Một số tài liệu khác theo từng trường hợp cụ thể

Hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế tại nơi chuyển đến

Nếu đối tượng soạn thảo hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế là doanh nghiệp sẽ thực hiện tại cơ quan đăng ký kinh doanh theo Nghị định 78/2015/NĐ-CP. Trường hợp đối tượng soạn thảo hồ sơ là các tổ chức kinh tế, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh… hồ sơ sẽ bao gồm:

• 01 Thông báo chuyển địa điểm theo mẫu 09-MST quy định tại Thông tư 95/2016/TT-BTC
• 01 Giấy phép thành lập và hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cập theo địa chỉ mới (Bản sao)
• Một số tài liệu khác theo từng trường hợp cụ thể

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty gồm những gì?

Chắc hẳn có không ít bạn đọc thắc mắc “tại sao ở trên đã phải chuẩn bị hồ sơ, bước này vẫn phải chuẩn bị?”. Luật Hùng Phát xin đưa ra giải thích, sở dĩ như thế là do ở trên các doanh nghiệp mới chỉ thực hiện thủ tục đối với cơ quan thuế. Còn ở bước này, mọi người sẽ chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa điểm công ty với Sở Kế hoạch và Đầu tư. Chính vì thế, mọi người cần phân biệt rạch ròi giữa hai công việc.

Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, khác quân hồ sơ bao gồm:

• 01 Thông báo thay đổi địa chỉ nêu rõ: tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế; địa chỉ dự định chuyển đến; họ tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật
• 01 Quyết định của chủ sở hữu về việc thay đổi địa chỉ công ty (đối với Công ty TNHH 1 thành viên), của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên), của các thành viên hợp danh (với công ty hợp danh), của Đại hội đồng cổ đông (với công ty cổ phần)
• 01 Bản sao biên bản cuộc họp về vấn đề thay đổi địa điểm công ty;
• 01 Bản gốc Công văn (mẫu 09) cơ quan thuế về việc đồng ý cho chuyển quận (áp dụng trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện)

Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khách tỉnh/thành phố hồ sơ bao gồm:

• 01 Thông báo thay đổi địa chỉ nêu rõ: tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế; địa chỉ dự định chuyển đến; họ tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật
• 01 Điều lệ công ty đã sửa đổi bổ sung (Bản sao)
• Danh sách người đại diện theo ủy quyền (Công ty TNHH 1 thành viên), danh sách thành viên (Công ty TNHH 2 thành viên trở lên), danh sách cổ đông (Công ty cổ phần), danh sách thành viên hợp danh (Công ty hợp danh)
• 01 Quyết định của chủ sở hữu (đối với Công ty TNHH 1 thành viên), của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên), của các thành viên hợp danh (với công ty hợp danh), của Đại hội đồng cổ đông (với công ty cổ phần)
• 01 Bản sao biên bản cuộc họp về vấn đề thay đổi địa điểm công ty

Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty ở đâu?

Theo dự định ban đầu, Luật Hùng Phát sẽ không trình bày mục này. Nhưng trong quá trình chuẩn bị nội dung cho bài viết, bộ phận Tư vấn pháp luật qua tổng đài đã phản hồi với chúng tôi có rất nhiều khách hàng không biết rõ phải nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty ở đâu? Vì vậy, chúng tôi đã bổ sung nội dung này, hy vọng sẽ kịp thời giải đáp cho mọi người khi nghiên cứu thông tin.

Quay trở lại câu hỏi nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty ở đâu? Có hai đáp án cho câu hỏi này. Đầu tiên, mọi người sẽ gửi hồ sơ đăng ký thay đổi chỉ kinh doanh công ty (bản mềm) qua Cổng thông tin quốc gia theo địa chỉ website https://dangkykinhdoanh.gov.vn/. Sau đó, nếu nhận được kết quả hợp lệ mọi người sẽ sử dụng hồ sơ (bản cứng) gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký.

Có bắt buộc phải thông báo thay đổi địa chỉ công ty?

Khoản 2, Điều 32, Luật Doanh nghiệp quy định rất rõ ràng các doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản về việc thay đổi địa điểm công ty với Cơ quan Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày. Quá thời hạn nêu trên, các doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính theo Nghị định 50/2016/NĐ-CP. Mức phạt mà các doanh nghiệp có thể phải chịu dao động từ 500.000 – 5.000.000 tùy thuộc vào thời gian mà quá hạn. Cụ thể:

• Doanh nghiệp bị phạt 500.000 – 1.000.000 nếu quá hạn từ 1 – 30 ngày
• Doanh nghiệp bị phạt từ 1.000.000 – 2.000.000 nếu quá hạn từ 31 – 90 ngày
• Doanh nghiệp bị phạt từ 2.000.000 – 5.000.000 nếu quá hạn từ 91 ngày trở lên

Các việc cần phải làm sau khi tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Sau khi được cơ quan nhà nước cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới, vẫn còn khá nhiều vấn đề liên quan mà doanh nghiệp cần phải xử lý. Trong đó, vấn đề liên quan đến con dấu và hóa đơn khiến các doanh nghiệp đau đầu nhất. Vì thế, Luật Hùng Phát sẽ hướng dẫn mọi người cách thức thay đổi, bổ sung con dấu và hóa đơn công ty. Cụ thể như sau:

Về con dấu công ty

Nếu thay đổi địa điểm công ty đến một quận/huyện, tỉnh, thành phố khác, doanh nghiệp sẽ phải tiến hành thực hiện thủ tục khắc lại con dấu và công bố lại việc sử dụng con dấu trên cơ sở dữ liệu quốc gia – Sở Kế hoạch và Đầu tư. Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty trong cùng một quận không phải tiến hành khắc lại dấu.

Về hóa đơn công ty

Trong trường hợp thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện

Doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ. Tuy nhiên, cần khắc thêm dấu đóng tên công ty, địa chỉ mới công ty và đóng vào hóa đơn cũ. Sau đó làm công văn (Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn) lên Chi cục thuế xin phép được tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ.

Trong trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện/tỉnh

• Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi
• Đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn
• Nộp Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng
• Nộp thông báo điều chỉnh hóa đơn đến cơ quan thuế

Hoặc nếu khách hàng không muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ mà muốn sử dụng hóa đơn mới, khách hàng cần tiến hành:

• Nộp thông báo hủy hóa đơn với cơ quan thuế
• Nộp thông báo phát hành hóa đơn mới

Các vấn đề khác khi thay đổi địa chỉ công ty cần làm

• Thay đổi thông tin địa chỉ công ty khác quận/huyện sẽ cần tiến hành thay đổi cơ quan bảo hiểm y tế, xã hội
• Thay đổi thông tin địa chỉ chủ tài khoản đối với tài khoản ngân hàng công ty;
• Ký hợp lục hợp đồng thay đổi địa chỉ với các hợp đồng đã ký ký và đang tiến hành công việc;
• Thay đổi mọi thông tin liên quan có ghi nhận địa chỉ công ty trên đó;

Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty của Luật Hùng Phát

Bản thân mỗi người khi quyết định lựa chọn một dịch vụ, sử dụng một sản phẩm đều có những lý do riêng. Các khách hàng của Luật Hùng Phát cũng thế, khi chia sẻ lý do sử dụng dịch vụ của Luật Hùng Phát mà không phải là một đơn vị khác, họ đã không ngần ngại chia sẻ rằng:

• Vì Luật Hùng Phát có một thái độ phục vụ vô cùng tận tình và chu đáo
• Vì đội ngũ luật sư, chuyên viên có chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm
• Vì các gói dịch vụ đa dạng, đáp ứng mọi nhu cầu về pháp lý của khách hàng
• Vì chi phí dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty hợp lý, mang lại giá trị cao

Cùng hàng trăm lý do nữa mà chúng tôi không thể liệt kê được hết trong bài viết này.

Vậy trong quá trình cung cấp dịch vụ, Luật Hùng Phát sẽ thực hiện những công việc gì?

Tư vấn quy trình, thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện, khác quận/huyện, khác tỉnh/thành phố

Tư vấn địa chỉ mới dự định chuyển tới có được đăng ký làm trụ sở công ty hay  không?

Hướng dẫn khách hàng chuẩn bị tài liệu cho việc thay đổi địa chỉ công ty;

Soạn thảo và nộp hồ sơ tại cơ quan thuế để xin công văn đồng ý chuyển quận;

Soạn thảo hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty và nộp hồ sơ tại phòng đăng ký kinh doanh nới cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Theo dõi hồ sơ, bổ sung hoặc sửa chữa hồ sơ (nếu có) theo yêu cầu của chuyên viên

Nhận công văn từ cơ quan thuế và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới đã thay đổi địa chỉ công  ty;

Khác mới dấu công ty, công bố mẫu dấu trên cổng thông tin quốc gia

Tư vấn các vấn đề pháp lý khác liên quan sau khi thay đổi địa chỉ công ty;

Chi phí dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty của Luật Hùng Phát

Mặc dù việc công khai báo giá dịch vụ chi tiết trên website không mang lại lợi ích cho Luật Hùng Phát. Bởi đối thủ cạnh tranh có thể dựa trên báo giá này để có những điều chỉnh nhằm thuyết phục khách hàng. Nhưng vì chúng tôi muốn khách hàng tiện lợi hơn khi so sánh, đối chiếu báo giá của các đơn vị cung cấp cùng dịch vụ. Đồng thời tiết kiệm thời gian, công sức, Luật Hùng Phát đã quyết định công khai báo giá dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty.

Chi phí dịch vụ thay đổi địa điểm công ty của Luật Hùng Phát cụ thể như sau:

• Xin công văn chốt thuế quận cũ: 1.000.000 – 1.500.000 VND
• Thay đổi địa chỉ Công ty trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: 1.200.000 – 1.500.000 VND
• Thay đổi dấu công ty để ghi nhận địa chỉ mới và công bố mẫu dấu trên cổng thông tin quốc gia: 800.000 VND

Lưu ý: Chi phí nêu trên đã bao gồm chi phí nhà nước, phí dịch vụ của Luật Hùng Phát nhưng không bao gồm 10% VAT.

Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi sở kế hoạch đầu tư

Thông báo thay đổi địa chỉ công ty làm một trong những tài liệu trong hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh được nộp lên phòng Đăng ký kinh doanh.

Rất nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc soạn thông báo này. Do đó, quý khách hàng có thể tham khảo mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi sở kế hoạch đầu tư chúng tôi gửi kèm theo đây.

Một vài câu hỏi thường gặp khi thay đổi địa chỉ công ty cổ phần