hồ sơ, thủ tục thành lập công ty

Bạn đang cần hiểu rõ chi tiết về thủ tục thành lập công ty, hồ sơ thành lập công ty, các bước thành lập công ty, quy trình thành lập công ty, cách thức thành lập công ty và các hướng dẫn thành lập công ty năm 2019. Hãy xem ngay bài viết này.
 

I. Ưu điểm và nhược điểm của việc thành lập công ty

Ưu điểm:
 
Cung cấp hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn đỏ) cho khách hàng mà các hộ kinh doanh không có. So với đăng ký hộ kinh doanh, cơ sở kinh doanh sẽ có quy mô lớn hơn về địa điểm kinh doanh, ngành nghề, vốn và thuận tiện hơn trong việc xuất nhập khẩu.
 
Số lượng nhân viên không giới hạn. Trong khi các hộ kinh doanh không quá 10 người. Công ty có trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi số vốn mà họ góp vào (trừ doanh nghiệp tư nhân)
 
Nhược điểm:
 
Doanh nghiệp phải lập báo cáo thuế, lập sổ sách kế toán, nộp tờ khai thuế hàng quý và tờ khai môn bài hàng năm theo quy định.
 

II. Các vấn đề cần biết trước khi làm thủ tục thành lập công ty / doanh nghiệp 2019

1. Xác định loại hình công ty / doanh nghiệp:

Chọn loại hình doanh nghiệp để bắt đầu kinh doanh. Chủ doanh nghiệp cần hiểu đặc điểm của từng loại hình doanh nghiệp để có thể xác định và chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp nhất với định hướng phát triển của công ty.
 
Các yếu tố chính mà chủ doanh nghiệp cần xem xét để lựa chọn loại hình tổ chức phù hợp bao gồm: thuế, trách nhiệm pháp lý, khả năng chuyển nhượng, bổ sung, thay thế, quy mô kinh doanh để thu hút các nhà đầu tư khác.
 
Các loại hình doanh nghiệp theo Luật Doanh Nghiệp 2014 bao gồm:
 
Doanh nghiệp tư nhân: thuộc sở hữu của một cá nhân, chịu trách nhiệm vô hạn đối với tất cả tài sản cá nhân của mình.
 
Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (được nhiều người lựa chọn): có thể thuộc sở hữu của một cá nhân hoặc một tổ chức, trách nhiệm hữu hạn trong số vốn điều lệ góp vào.
 
Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên: từ 2 đến 50 thành viên góp vốn (có thể là cá nhân hoặc tổ chức), trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi số vốn góp.
 
Công ty cổ phần: ít nhất 3 cá nhân hoặc tổ chức, không giới hạn ở cổ đông đóng góp vốn, trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn điều lệ góp. Lợi thế của một công ty cổ phần là có khả năng phát hành cổ phiếu.

2. Cách đặt tên doanh nghiệp:

Về việc chọn tên công ty, tốt nhất là chọn tên công ty ngắn, dễ nhớ, dễ phát âm và tên công ty này không hoàn toàn trùng lặp với các công ty được thành lập trước đó (áp dụng trên toàn quốc).
 
Để xác định xem tên công ty của bạn có bị trùng lặp với các công ty khác hay không, bạn có thể truy cập “Hệ thống thông tin đăng ký kinh doanh quốc gia (dangkykinhdoanh.gov.vn)” để tra cứu.
 
Doanh nghiệp có thể đặt tên công ty bằng tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài. Tên của doanh nghiệp được sử dụng để giao dịch không nhất thiết phải được đặt tên theo ngành nghề kinh doanh.
 
Ví dụ: Bạn làm trong ngành xây dựng nhưng có thể đặt tên cho công ty là: Công ty TNHH Tư Vấn Luật Hùng Phát. Lúc đó, chỉ cần đăng ký ngành xây dựng để kinh doanh là được.
 
Tên công ty viết bằng tiếng Việt: bắt buộc phải viết bằng tiếng Việt, có thể bao gồm số và ký hiệu nhưng phải được phát âm, ít nhất 2 yếu tố: loại hình kinh doanh và tên riêng.
 
Tên doanh nghiệp viết bằng tiếng nước ngoài: là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang tiếng nước ngoài. Khi dịch tên riêng của doanh nghiệp, nó có thể được giữ nguyên hoặc dịch theo nghĩa tương ứng sang tiếng nước ngoài.
 
Tên viết tắt (tùy chọn): được viết tắt từ tên bằng tiếng Việt hoặc tên được viết bằng tiếng nước ngoài.
 
Ví dụ về tên công ty:
 
Tên tiếng Việt: CÔNG TY TNHH TƯ VẤN ĐẦU TƯ HÙNG PHÁT
 
Tên tiếng Anh: HUNG PHAT INVESTMENT CONSULT COMPANY LIMITED
 
Tên viết tắt: HUNG PHAT INVESTMENT CONSULT CO., LTD
 
Lưu ý: Không sử dụng tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký.

3. Chọn địa chỉ trụ sở công ty

Xác định địa chỉ doanh nghiệp theo quyền sử dụng hợp pháp của công ty. Trụ sở chính của một doanh nghiệp là nơi liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định bao gồm số nhà, ngách, ngõ, đường, phố hoặc ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, thị trấn, thành phố trực thuộc trung ương, số điện thoại, số fax và email (nếu có).
 
Địa chỉ trụ sở chính của công ty là nơi liên lạc và giao dịch của doanh nghiệp; phải ở trong lãnh thổ Việt Nam, với một địa chỉ được xác định bao gồm số nhà, tên đường (đường phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị trấn, tỉnh hoặc thành phố dưới sự giám sát của trung ương.
 
Một địa chỉ có thể đăng ký nhiều công ty mà không phải chia thành các phòng khác nhau. Chẳng hạn, có thể có 100 công ty lấy địa chỉ trong giấy phép: 323 Lê Lai, Phường Bến Thành, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh.
 
Lưu ý: Không chọn địa chỉ là căn hộ, chung cư hoặc tòa nhà để ở, khu dân cư. Bởi vì nếu bạn muốn đăng ký, phải có tài liệu chứng minh rằng tòa nhà chung cư có diện tích sử dụng làm khu văn phòng, văn phòng cho thuê mà bạn ký trực tiếp với chủ sở hữu … rất phức tạp và tốn thời gian.
 

4. Đăng ký ngành nghề kinh doanh

Cần chuẩn bị kỹ lưỡng tất cả các ngành nghề kinh doanh dự định hoạt động và các ngành liên quan trong tương lai có thể hoạt động vì số lượng ngành không giới hạn. Trong danh sách các ngành nghề kinh doanh, chọn một ngành nghề kinh doanh chính.
 
Tham khảo danh sách các ngành nghề kinh doanh áp dụng từ ngày 20 tháng 8 năm 2018 theo Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg về việc ban hành ngành nghề kinh tế Việt Nam

5. Đăng ký vốn điều lệ của công ty

Xác định vốn điều lệ để thành lập một doanh nghiệp. Vốn điều lệ là số vốn góp hoặc cam kết đóng góp của các thành viên hoặc cổ đông trong một thời kỳ nhất định và được ghi trong điều lệ công ty.
 
Vốn điều lệ là lượng vốn mà doanh nghiệp đăng ký cho hoạt động của mình. Trên thực tế, nó không cần phải được chứng minh bằng tiền mặt, tài khoản hoặc bất kỳ hình thức nào khác nhưng nó là cơ sở để doanh nghiệp cam kết trả các khoản nợ của công ty. Không có vốn tối thiểu và tối đa ngoại trừ các ngành nghề yêu cầu vốn pháp định. Chẳng hạn, kinh doanh bất động sản phải từ 20 tỷ trở lên. Kinh doanh bảo vệ, đòi nợ từ 2 tỷ trở lên…
 
Theo Thông tư số 42/2003 /TT-BTC của Bộ Tài chính: Từ năm 2017, doanh nghiệp nộp thuế môn bài dựa trên vốn điều lệ như sau: Trên 10 tỷ đồng: Thuế môn bài là 3 triệu/1 năm và bằng hoặc ít hơn 10 tỷ là 2 triệu/1 năm.

6. Người đại diện theo pháp luật của công ty

Là giám đốc điều hành, trực tiếp quản lý mọi hoạt động kinh doanh của công ty, đại diện cho doanh nghiệp điều hành, ký giấy tờ và thủ tục với các cơ quan nhà nước, cá nhân hoặc các tổ chức khác. Chức danh của người đại diện theo pháp luật là giám đốc (hoặc tổng giám đốc), chủ tịch hội đồng thành viên, chủ tịch hội đồng quản trị.
Tiêu chuẩn và điều kiện của người đại diện theo pháp luật như sau:
 
Phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp; không đứng tên cho  một công ty bị nợ thuế chưa thanh toán trước đó.
 
Thành viên hoặc cổ đông là công ty có vốn góp hoặc cổ phần mà Nhà nước nắm giữ hơn 50% vốn điều lệ không được chỉ định vợ / chồng, cha đẻ, cha nuôi, mẹ đẻ, mẹ nuôi, con đẻ hoặc con nuôi, anh chị em của người quản lý và người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý công ty làm đại diện ủy quyền tại các công ty khác. (Căn cứ khoản 5, Điều 15 của Luật Doanh nghiệp 2014)

III. Hồ sơ thành lập công ty / doanh nghiệp năm 2019

Chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty theo quy định tại Điều 20 của Nghị định 43. Bạn có thể đăng ký trực tuyến hoặc trực tiếp, tuy nhiên dù chọn bất kỳ hình thức nào bạn cũng phải chuẩn bị các tài liệu sau:
 
+ Điều lệ công ty theo mẫu
 
+ Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh
 
+ Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn có từ 2 thành viên trở lên, kèm theo danh sách thành viên hoặc danh sách cổ đông sáng lập, đối với công ty cổ phần.
 
+ Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu người đại diện không tự đi nộp hồ sơ)
 
+ Kèm theo hồ sơ thành lập công ty trên là các tài liệu sau: Bản sao có công chứng không quá 06 tháng chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hợp lệ hoặc căn cước công dân của thành viên, người đại diện theo pháp luật và người được ủy quyền nộp.
 
+ Tất cả các hồ sơ được đặt trong bìa lá hoặc bìa nút nhựa.
 

Hướng dẫn quy trình thành lập công ty và nhận kết quả:

1. Nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp
Hiện nay, 100% các tỉnh, thành phố áp dụng hình thức nộp hồ sơ doanh nghiệp trực tuyến, nhưng không phải tỉnh nào cũng áp dụng hình thức nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
 
Cụ thể, tại các tỉnh, thành phố lớn như Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh và Bình Dương, chỉ áp dụng nộp hồ sơ thành lập công ty trực tuyến.
 
2. Các bước thành lập công ty trực tuyến:
 
+ Đăng ký tài khoản đăng nhập hệ thống đăng ký kinh doanh tại đường dẫn: https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn/auth/Public/LogOn.aspx?ReturnUrl=%2fonline%2fdefault.aspx
 
– Nếu nộp hồ sơ với tài khoản đăng ký kinh doanh, người ký xác thực đơn phải được cấp tài khoản đăng ký kinh doanh
 
– Nếu đăng ký chữ ký số công cộng, người ký xác thực bắt buộc phải được chỉ định Chữ ký số công cộng cho Tài khoản
 
+ Tạo hồ sơ và có đầy đủ tên, chữ ký trong hồ sơ
 
+ Nhập thông tin vào hệ thống đăng ký kinh doanh
 
+ Quét và tải xuống tệp đính kèm
 
+ Ký xác thực và nộp đơn
 
+ Nhận kết quả hồ sơ thành lập công ty trực tuyến
 
Thời hạn xử lý hồ sơ: Theo quy định, sau 03 ngày làm việc, sẽ có thông báo về tình trạng xử lý hồ sơ qua email.
 
Nếu hồ sơ đăng ký hợp lệ, bạn sẽ nộp tất cả các hồ sơ giấy đã duyệt trực tuyến tại Phòng Đăng ký Kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư để nhận Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh. Sau 1 ngày làm việc bạn sẽ nhận được giấy phép kinh doanh bản chính.
 
Nếu đơn đăng ký chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký Kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ đưa ra Thông báo về việc sửa đổi và bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và bạn sẽ phải sửa đổi và bổ sung hồ sơ đăng ký. Thực hiện theo trình tự các bước và thời gian chờ như lần đầu tiên nộp hồ sơ.
 
Lưu ý quan trọng: tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh có quy định về hồ sơ và cách xử lý hồ sơ theo các ngành khác nhau. Do đó, một bộ hồ sơ hợp lệ tại Hà Nội không có nghĩa là hợp lệ tại Thành phố Hồ Chí Minh và ngược lại.

Công bố nội dung đăng ký kinh doanh trên cổng thông tin quốc gia theo Điều 28 của Luật Doanh nghiệp

Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải đăng thông báo công khai trên Cổng thông tin đăng ký kinh doanh quốc gia và trả phí theo quy định. Nội dung của thông báo bao gồm nội dung Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và thông tin về ngành nghề kinh doanh của công ty;
Lưu ý: Thời hạn để doanh nghiệp đưa ra thông báo trên cổng thông tin quốc gia là trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
 
Nếu doanh nghiệp không công bố thông tin đăng ký kinh doanh đúng thời hạn theo Điều 26, Nghị định 50/2016 / ND-CP có hiệu lực vào ngày 15 tháng 7 năm 2016 quy định xử phạt vi phạm hành chính, mức phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng và khắc phục bằng cách đăng bố cáo thành lập công ty sau khi bị phạt.

Lệ phí phải trả cho Nhà nước khi thành lập công ty

Sau khi nộp hồ sơ đăng ký trực tuyến hợp lệ, bạn phải in và gửi trực hồ sơ  trực tiếp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty của bạn có trụ sở và thanh toán các khoản phí sau:
 
– Lệ phí ủy quyền nộp hồ sơ thành lập công ty và nhận giấy phép đăng ký doanh nghiệp là 200.000 đồng. (Nếu người nộp đơn không phải là đại diện theo pháp luật của công ty)
 
– Phí bố cáo thành lập công ty là 100.000 đồng áp dụng từ ngày 20 tháng 9 năm 2019
 
– Phí khắc dấu tròn công ty 450.000đ.
 
Ngoài ra, nếu bạn sử dụng dịch vụ thành lập công ty của Luật Hùng Phát, bạn chỉ trả thêm 199.000 đồng, Luật Hùng Phát sẽ làm tất cả các thủ tục thành lập doanh nghiệp trên cho bạn.
 
Bạn không phải lo lắng về việc chuẩn bị tài liệu, tìm hiểu các ngành nghề kinh doanh, tên công ty, vốn, quy định pháp lý khác hoặc phải tự nộp hồ sơ dù trời mưa gió…
 
Công việc của bạn là yêu cầu dịch vụ thành lập thành công tại Luật Hùng Phát và có được một giấy phép kinh doanh và con dấu tại nhà (không đi lại, không chờ đợi)
 
Vui lòng tham khảo chi tiết dịch vụ thành lập công ty của Luật Hùng Phát theo đường dẫn sau: https://luathungphat.vn/thanh-lap-cong-ty/

Làm con dấu pháp lý cho công ty

Bước 1: Mang một bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đến cơ sở có chức năng khắc dấu cho công ty.
 
Bước 2: Nhận con dấu và công bố mẫu dấu trên cổng thông tin quốc gia bằng cách gửi thông báo mẫu con dấu đến Sở Kế hoạch Đầu tư.
 
Bạn có thể kiểm tra con dấu của mình đã được đăng bố cáo hay chưa bằng cách truy cập vào vào website: dangkykinhdoanh.gov.vn (nếu đã được đăng tải lên cổng thông tin quốc gia thì con dấu mới có hiệu lực pháp lý)

Thủ tục sau khi thành lập công ty

Một doanh nghiệp kinh doanh không có điều kiện sau khi có được Đăng ký kinh doanh và có con dấu có thể tiến hành các hoạt động kinh doanh của mình theo Điều 8 của Luật Doanh nghiệp.
 
Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật, sau khi nhận được Đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện các nhiệm vụ sau:
 
1. Treo bảng hiệu của công ty tại trụ sở chính
 
Nội dung của bảng hiệu công ty bao gồm:
 
+ Tên công ty;
 
+ Mã số thuế công ty;
 
+ Địa chỉ công ty.
 
2. Mua chữ ký số để khai thuế trực tuyến
 
Chữ ký số là chữ ký điện tử, dựa trên công nghệ mã hóa công cộng. Nó hoạt động như một chữ ký cho một cá nhân hoặc một con dấu cho một doanh nghiệp và được công nhận hợp pháp.
 
Mỗi tài khoản người dùng có một cặp khóa bao gồm: Khóa công khai và Khóa bảo mật. Khóa công khai được sử dụng để xác minh chữ ký số, để xác thực người dùng chữ ký số. Khóa bảo mật được sử dụng để tạo chữ ký số.
 
Hiện tại, các doanh nghiệp xem chữ ký số là một công cụ xác thực, đảm bảo an ninh, đảm bảo an toàn cho các giao dịch qua internet, nó giải quyết tính toàn vẹn dữ liệu và là bằng chứng chống lại việc từ chối trách nhiệm bên trong đã ký kết, giúp các doanh nghiệp cảm thấy an toàn với các giao dịch của họ. Việc áp dụng chữ ký số đã giảm chi phí giấy tờ theo cách truyền thống, giúp các doanh nghiệp trong hành lang pháp lý, giao dịch trực tuyến với cơ quan thuế, cơ quan hải quan, ngân hàng điện tử,…
 
3. Nộp tờ khai thuế môn bài
 
Thời hạn nộp tờ khai:
 
+ Nếu Doanh nghiệp chưa hoạt động ngay lập tức, trong vòng 30 ngày kể từ ngày đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp;
 
+ Nếu hoạt động ngay, doanh nghiệp phải nộp trong tháng doanh nghiệp có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
 
Lưu ý: Các khoản phạt nộp chậm nộp tờ khai thuế môn bài theo Thông tư số 166/2013 / TT-BTC của Bộ Tài chính như sau:

4. Nộp thuế môn bài
 
Tiền nộp thuế môn bài được quy định như sau:
 
+ 2.000.000 đồng / năm nếu vốn điều lệ từ 10 tỷ đồng trở xuống;
 
+ 3.000.000 đồng / năm nếu vốn điều lệ trên 10 tỷ đồng.
 
Lưu ý: Nếu một doanh nghiệp mới thành lập sau ngày 1 tháng 7, thuế môn bài cho năm đó chỉ bằng 50% tiền thuế môn bài cả năm.
 
Thời hạn nộp tiền thuế môn bài
 
+ Năm đầu tiên thành lập: Trong vòng 30 ngày sau khi có được giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đã nộp từ khai thuế môn bài
 
+ Các năm tiếp theo: Trước ngày 30 tháng 1 hàng năm.
 
Mức phạt tiền chậm nộp thuế môn bài
 
Theo thông tư 130 /2016 TT-BTC của bộ tài chính như sau:
 
Số tiền phạt = số tiền thuế môn bài chậm nộp x 0.03% x Số ngày chậm nộp.
 
Vd: Nếu doanh nghiệp có vốn điều lệ là 2 tỷ, chậm nộp tiền thuế môn bài 30 ngày thì số tiền phạt được tính như sau:
 
Doanh nghiệp có vốn điều lệ 2 tỷ thì mức thuế môn bài phải đóng là 2 triệu/ 1 năm
 
Số tiền phạt = 2.000.000 đ x 0.03% x 30 = 18.000 đ

5. Mở tài khoản ngân hàng của công ty + gửi thông báo tài khoản ngân hàng cho Sở KHĐT
 
6. Đăng ký nộp thuế điện tử
 
7. Nộp hồ sơ khai thuế ban đầu tại cơ quan quản lý thuế của công ty.
 
Hồ sơ bao gồm:
 
+ Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (2 bản);
 
+ Bảng đăng ký phương pháp khấu hao tài sản cố định (2 bản);
 
+ Công văn chính thức về việc đăng ký thực hiện các hình thức kế toán, chế độ và hóa đơn (2 bản);
 
+ Quyết định bổ nhiệm giám đốc;
 
+ Quyết định bổ nhiệm của kế toán;
 
+ Hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh
 
8. Hoàn thành thủ tục đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp
 
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP yêu cầu bắt buộc 100% doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/01/2020.
 
Doanh nghiệp liên hệ một đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử như BKAV, Viettel, Newca.. hoặc liên hệ trực tiếp đại lý hóa đơn điện tử của Luật Hùng Phát để đặt mua và phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp.
 
9. Hoàn thành các điều kiện kinh doanh khác (đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện)
 
Lưu ý: Từ ngày 1 tháng 7 năm 2015, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh không thể hiện ngành nghề kinh doanh.
 
Trên đây là bài viết rất chi tiết về các bước thành lập công ty, quy trình thành lập công ty, thủ tục thành lập công ty, hồ sơ thành lập công ty, cách thức thành lập công ty và các hướng dẫn thành lập công ty mới nhất năm 2019.
 
Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào, hãy gọi ngay cho Luật Hùng Phát qua Hotline 0869.666.247 để được tư vấn tận tình và chi tiết.