Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của công ty, có trách nhiệm đại diện cho lợi ích của công ty và bảo vệ các lợi ích đó.
Công ty có quyền đặt văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Công ty có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.
Việc thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần ở nước ngoài phải tuân theo quy định của pháp luật nước đó. Nhưng trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày chính thức mở văn phòng đại diện ở nước ngoài, công ty phải có văn bản gửi Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty đã đăng ký.
Thành phần hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần
Trường hợp đặt văn phòng đại diện ở trong nước:
1. Thông báo về việc đăng ký hoạt động Văn phòng đại diện (mẫu Phụ lục II-11 ban hành kèm theo Nghị định 122/2020 / NĐ-CP);
2. Quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thành lập văn phòng đại diện;
3. Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện và người được ủy quyền làm thủ tục (nếu có):
- Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn giá trị sử dụng.
- Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn giá trị sử dụng.
4. Văn bản đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động Văn phòng đại diện (Mẫu Phụ lục II-15 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021 / TT-BKHĐT) đối với công ty hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc tài liệu tương đương , không bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp để được cấp đăng ký kinh doanh thay cho nội dung đã đăng ký. kinh doanh theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc tài liệu tương đương (kê khai thông tin về doanh nghiệp theo Đơn đề nghị bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp ban hành kèm theo Thông tư 01). 2021 / TT-BKHĐT);
6. Giấy ủy quyền cho người đến nộp hồ sơ và nhận kết quả nếu không phải là người đại diện theo pháp luật. Đính kèm bản sao hợp lệ giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền.
Trường hợp đặt văn phòng đại diện ở nước ngoài
1. Thông báo về việc thành lập Văn phòng đại diện ở nước ngoài (mẫu Phụ lục II-8 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021 / TT-BKHĐT);
2. Văn bản ủy quyền cho người đến nộp hồ sơ và nhận kết quả nếu không phải là người đại diện theo pháp luật;
3. Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền làm thủ tục (nếu có):
- Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn giá trị sử dụng.
- Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn giá trị sử dụng.
Địa điểm nộp hồ sơ: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt văn phòng đại diện (hoặc Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính của công ty đại diện ở nước ngoài)
Thời hạn giải quyết: Không quá 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Đặc điểm của văn phòng đại diện công ty cổ phần
Văn phòng đại diện công ty cổ phần là đơn vị phụ thuộc của công ty, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích hợp pháp của công ty và bảo vệ các lợi ích đó. Công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một hoặc nhiều địa phương theo địa giới hành chính.
Ghi chú: Tên văn phòng đại diện
1. Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
2. Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp và cụm từ “văn phòng đại diện”.
3. Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chính của văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết bằng cỡ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ, tài liệu, ấn phẩm giao dịch do văn phòng đại diện phát hành.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần
Trường hợp đặt văn phòng đại diện ở trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện đến cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền nơi đặt văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm:
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần;
- Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của công ty cổ phần; bản sao Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu Văn phòng đại diện.
Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ; nếu từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp. Thông báo phải nêu rõ lý do; các sửa đổi, bổ sung (nếu có).
Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện phải gửi thông tin đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính và thông tin đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho văn phòng. đại diện. cơ quan thuế, cơ quan thống kê trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của Văn phòng đại diện; định kỳ gửi thông tin đăng ký hoạt động của Văn phòng đại diện cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác cùng cấp, Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đặt Văn phòng đại diện.
Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần tại phòng đăng ký kinh doanh
Nộp bản giấy tại bộ phận một cửa của Sở Kế hoạch và Đầu tư: Hồ sơ được lập thành 01 bộ kèm theo hồ sơ pháp lý nộp tại bộ phận một cửa. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính hợp lệ sơ bộ, tiếp nhận hồ sơ, tùy theo địa bàn cụ thể để cử chuyên viên phụ trách lĩnh vực mình quản lý.
Sau 03 ngày làm việc hồ sơ hợp lệ, chuyên viên sẽ trình trưởng bộ phận ký và trả kết quả cho doanh nghiệp. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì thông báo cho doanh nghiệp để sửa đổi, bổ sung làm cơ sở xác minh thêm.
Nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: Hồ sơ được thực hiện giống như hồ sơ giấy, nhưng doanh nghiệp phải scan từng mục theo định dạng quy định (PDF, JPG). Sau đó nộp hồ sơ qua tài khoản do Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp.
Ghi chú
- Về quy định nộp thuế môn bài của văn phòng đại diện công ty cổ phần
Kể từ ngày 01/01/2017, Văn phòng đại diện phải nộp thuế môn bài. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày đăng ký kinh doanh, văn phòng đại diện phải kê khai và nộp thuế môn bài.
- Văn phòng đại diện thực hiện các hoạt động như đại diện, tiếp thị và nghiên cứu thị trường không phải nộp thuế môn bài.
Về việc sử dụng và phát hành hóa đơn của văn phòng đại diện công ty cổ phần
Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, không có thu nhập bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nên không phải lập và sử dụng hóa đơn;
Những điều cần biết khi thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần
Hoạt động chính của văn phòng đại diện
Đối với văn phòng đại diện, các hoạt động chính bao gồm:
Không trực tiếp thu lợi nhuận tại Việt Nam nhưng thực hiện xúc tiến thương mại theo quy định của pháp luật.
Không sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã ký, trừ trường hợp đặc biệt phải có giấy ủy quyền hợp pháp.
Giao kết hợp đồng trong các trường hợp: thuê, mua trang thiết bị cần thiết, thuê trụ sở, tuyển dụng …
Các thủ tục liên quan đến thuế
Đối với thuế thu nhập cá nhân đối với người lao động làm việc tại văn phòng đại diện: theo quy định tại Điều 24 Thông tư số 111/2013 / TT-BTC thì văn phòng đại diện có trách nhiệm nộp thuế đối với thu nhập. từ tiền. tiền công và tiền lương của nhân viên làm việc trong văn phòng.
Đối với thuế môn bài: trường hợp văn phòng đại diện có chức năng đại diện, tiếp thị, không có chức năng sản xuất kinh doanh thì không phải nộp loại thuế này.
Đối với việc phát hành và sử dụng hóa đơn: do không có thu nhập từ bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nên không có nhu cầu phát hành và sử dụng hóa đơn.
Đối với hồ sơ khai thuế: nếu phát sinh thuế, văn phòng đại diện phải có trách nhiệm nộp hóa đơn.
Thay đổi văn phòng đại diện
Khi có bất kỳ thay đổi nào liên quan đến nội dung ghi trong đăng ký kinh doanh hoặc nội dung hoạt động của văn phòng đại diện, văn phòng đại diện cần thực hiện thủ tục thay đổi theo quy định trong đăng ký kinh doanh.
Văn phòng đại diện có biển hiệu
Khi mở văn phòng đại diện phải đặt biển hiệu tại văn phòng đó. Biển hiệu cần có các thông tin sau: tên văn phòng, địa chỉ trụ sở chính, cơ quan chủ quản, số điện thoại.
Báo cáo hoạt động của văn phòng đại diện
Hàng năm, Văn phòng đại diện phải có báo cáo chính thức về hoạt động của mình về Sở Công Thương trước ngày 30 tháng 1. Đồng thời, Văn phòng đại diện cũng phải chịu trách nhiệm khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. .
Trưởng văn phòng đại diện
Đây là người chịu trách nhiệm về hoạt động của văn phòng trong phạm vi được ủy quyền. Người này có thể là người nước ngoài hoặc người Việt Nam.
Lời kết
Trên đây là một số thông tin cơ bản cần nắm vững khi thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần. Vui lòng liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần giúp đỡ. Chúng tôi luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng.
