Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Trong xu thế hội nhập toàn cầu hóa cùng với sự phát triển của thương mại và chuyển giao công nghệ sản xuất, Việt Nam đang dần trở thành điểm đầu tư hấp dẫn, thu hút nhiều tập đoàn, doanh nghiệp đa quốc gia. Qua đó nhu cầu thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam cũng phát sinh. Tuy nhiên, thành lập văn phòng lớn Cơ quan đại diện nước ngoài được pháp luật Việt Nam quy định như thế nào? Đây là một trong những câu hỏi phổ biến nhất của nhiều doanh nghiệp. Câu hỏi trên sẽ được giải đáp đầy đủ qua bài viết dưới đây của Luật Hùng Phát.

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam để làm gì?

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài là cơ sở để các thương nhân tìm hiểu thị trường, tổ chức thực hiện các hoạt động thương mại nhằm mở rộng, phát triển kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật hiện hành, theo điều 3 mục 1 Luật Thương mại đã giải thích tương đối rõ về văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.

Theo đó, quý khách hàng có thể hiểu:

• Văn phòng đại diện công ty nước ngoài là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nước ngoài
• Được thành lập tại Việt Nam theo các quy định pháp luật nhằm xúc tiến các hoạt động thương mại

Về cơ bản, nó cũng không quá khác so với loại hình văn phòng đại diện thông thường.

Quy trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Quy trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài như sau:

Bước 1: Thương nhân chuẩn bị thông tin, tài liệu cho việc thành lập văn phòng đại diện

Thông tin và tài liệu cho việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài chi tiết như chúng tôi đã trình bày ở trên

Bước 2: Soạn thảo và hộp hồ sơ thành lập văn phòng tới sở công thương

Thương nhân nước ngoài gửi hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đến Sở Công Thương tại địa phương nơi Văn phòng đại diện đặt trụ sở. Hồ sơ có thể được gửi trực tiếp; qua đường bưu điện, công văn hành chính; mạng điện tử.

Bước 3: Sở công thương thẩm định hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Công thương hoàn thành việc thẩm định và cấp cho thương nhân nước ngoài Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và gửi bản sao Giấy phép tới Bộ Công thương; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Cơ quan Thuế; Cơ quan Thống kê, Cơ quan công an cấp tỉnh nơi Văn phòng đại diện đặt trụ sở. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Sở Công thương phải thông báo bằng văn bản để thương nhân nước ngoài bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ.

Bước 4: Nhận giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện

Sau khi hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân đăng ký

Bước 5: Nộp thông báo hoạt động văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Sau khi được cấp Giấy phép thành lập, Văn phòng đại diện phải thực hiện thủ tục thông báo hoạt động theo quy định tại Khoản 1 Mục IV Thông tư 11/2006/TT-BTM. Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Để được hưởng các quyền lợi vẫn luôn luôn đi kèm những điều kiện. Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam cũng không nằm ngoài quy luật đó, các cá nhân, tổ chức nước ngoài muốn được pháp luật Việt Nam thừa nhận và cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện cần phải tuân thủ các điều kiện quy định tại Điều 7, Chương 2, Nghị định 07/2016/NĐ-CP.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam như sau:

• Cá nhân, tổ chức nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo đúng quy định của quốc gia, vùng lãnh thổ hoặc được quốc gia, vùng lãnh thổ chấp nhận. Các quy định pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ phải có hiệu lực đối với Việt Nam
• Đã hoạt động sản xuất, kinh doanh ít nhất một năm tính từ thời điểm thành lập
• Nếu hồ sơ thành lập doanh nghiệp của cá nhân, tổ chức nước ngoài có giới hạn thời gian hoạt động thì thời gian đó phải còn ít nhất một năm
• Văn phòng đại diện mà cá nhân, tổ chức nước ngoài thành lập phải có nội dung hoạt động phù hợp với cam kết của Việt Nam
• Nếu nội dung hoạt động không phù hợp, cá nhân, tổ chức nước ngoài thành lập văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành

Chức năng của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là gì?

Văn phòng đại diện của Thương nhân nước ngoài được thành lập tại Việt Nam do Sở công thương tỉnh/thành phố nơi văn phòng đại diện đăng ký trụ sở chính cấp.

Văn phòng đại diện của Thương nhân nước ngoài là đơn vị phụ thuộc và không có chức năng kinh doanh ngoài thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà Văn phòng đại diện, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Hàng năm, văn phòng đại diện gửi báo cáo hoạt động theo mẫu tới cơ quan quản lý trực tiếp là Sở công thương.

Văn phòng đại diện báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của Văn phòng theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Văn phòng đại diện của tôi sau khi hoàn tất các thủ tục thành lập sẽ có những quyền lợi gì? Có phải báo cáo hoạt động kinh doanh cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền không?… là những câu hỏi mà tổng đài tư vấn pháp luật và Bộ phận Doanh nghiệp của Luật Hùng Phát nhận được khá nhiều.

Điều đó cho thấy mọi người trước, trong và sau khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam chưa nắm rõ quyền lợi và nghĩa vụ của chính mình. Vì thế, Luật Hùng Phát đã dành riêng mục này để giới thiệu về quyền và nghĩa vụ của các văn phòng đại diện nước ngoài công ty nước ngoài tại Việt Nam.

Quyền lợi của văn phòng đại diện công ty nước ngoài

• Kinh doanh, hoạt động theo đúng quy định trong giấy phép
• Được quyền thuê văn phòng, mua các trang thiết bị phục vụ kinh doanh
• Thực hiện quy trình tuyển dụng lao động
• Được quyền mở tài khoản tại các ngân hàng Việt Nam
• Tiến hành khắc dấu và sử dụng con dấu theo quy định
• Một số quyền lợi khác

Nghĩa vụ của văn phòng đại diện công ty nước ngoài

• Đóng thuế và các khoản phí theo quy định
• Báo cáo hoạt động kinh doanh
• Một số nghĩa vụ khác tùy theo từng trường hợp cụ thể

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Để có thể được cơ quan đăng ký cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, thương nhân cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký, hồ sơ sẽ bao gồm những tài liệu sau:

• 1 Bản đề nghị (đơn) thành lập văn phòng đại diện (theo mẫu quy định)
• 1 Bản sao giấy đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp thành lập (hoặc giấy tờ có giá trị tương đương)
• 1 Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện
• 1 Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
• Nếu người đại diện là công dân Việt Nam cần có bản sao chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu. Nếu người đại diện là công dân nước ngoài cần bảo sao hộ chiếu.
• Các tài liệu cung cấp thông tin về trụ sở dự kiến như:

Bản sao tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa điểm thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài hợp pháp

Bản sao tài liệu chứng minh điều kiện an ninh trật tự, an toàn lao động của địa điểm đặt văn phòng

Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện: Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật

Trường hợp nào không được cấp giấy phép văn phòng đại diện?

Để có thể được cấp giấy phép lập văn phòng đại diện, thương nhân xin phép phải đáp ứng điều kiện theo quy định của pháp luật Việt Nam, các trường hợp sau sẽ không được cấp giấy phép.

1. Không đáp ứng một trong những điều kiện quy định đối với trường hợp đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

2. Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

3. Việc thành lập Văn phòng đại diện bị hạn chế theo quy định của pháp luật vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội và sức khỏe cộng đồng.

4. Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Cơ quan nào cấp giấy phép văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài tại Việt Nam?

1. Theo quy định của pháp luật, Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

2. Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (sau đây gọi chung là Ban quản lý) thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?

Theo quy định Luật Doanh nghiệp về văn phòng đại diện, chi nhánh như sau:

1. Chi nhánh, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của pháp nhân, không phải là pháp nhân.

2. Chi nhánh có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của pháp nhân.

3. Văn phòng đại diện có nhiệm vụ đại diện trong phạm vi do pháp nhân giao, bảo vệ lợi ích của pháp nhân.

4. Việc thành lập, chấm dứt chi nhánh, văn phòng đại diện của pháp nhân phải được đăng ký theo quy định của pháp luật và công bố công khai.

5. Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn được ủy quyền.

6. Pháp nhân có quyền, nghĩa vụ dân sự phát sinh từ giao dịch dân sự do chi nhánh, văn phòng đại diện xác lập, thực hiện

Từ quy định trên có thể thấy, văn phòng đại diện không phải là pháp nhân và không có tư cách pháp nhân theo quy định.

Thời hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện bao lâu?

Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.

Lưu ý:

• Thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện được cấp lại bằng thời hạn của Giấy phép đã được cấp trước đó.
• Thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện được gia hạn thực hiện như quy định của pháp luật
  

Lưu ý công bố thông tin về việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện và trước khi vào hoạt động, thương nhân phải tiến hành thủ tục thông báo hoạt động văn phòng đại diện cụ thể.

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình các nội dung sau:

1. Tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng đại diện;

2. Tên, địa chỉ trụ sở của thương nhân nước ngoài;

3. Người đứng đầu Văn phòng đại diện;

4. Số, ngày cấp, thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép;

5. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện;

6. Ngày cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn, thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện nói chung và thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam nói riêng cho hơn 1000 doanh nghiệp trên toàn quốc, Luật Hùng Phát có đủ kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm thực tiễn và tinh thần nhiệt huyết để phục vụ mọi đối tượng khách hàng. Quy trình thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Luật Hùng Phát cụ thể như sau:

Tư vấn, cung cấp các thông tin cần thiết liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện

• Tư vấn các điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
• Tư vấn thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam theo quy định của pháp luật;
• Hướng dẫn doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ cần thiết để thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
• Tư vấn các vấn đề pháp lý phát sinh khi Văn phòng đại diện đi vào hoạt động;

Tiến hành kiểm tra, phân tích các tài liệu, hồ sơ khác hàng

• Dựa trên những tài liệu, hồ sơ đăng ký mà quý khách hàng cung cấp, Luật Hùng Phát sẽ kiểm tra, rà soát và đánh giá chi tiết về tính khả thi của vấn đề.
• Trong trường hợp khách hàng cần luật sư tham gia đàm phán, gặp mặt trao đổi với đối tác của khách hàng trong việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, chúng tôi sẽ sắp xếp, đảm bảo sự tham gia theo đúng yêu cầu;
• Hướng dẫn hoặc thay mặt khách hàng dịch thuật, công chứng những tài liệu cần thiết

Đại diện khách hàng hoàn tất các thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam như:

• Sau khi ký hợp đồng dịch vụ, Luật Hùng Phát sẽ tiến hành soạn thảo hồ sơ Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam cho khách hàng;
• Đại diện lên cơ quan Nhà Nước để nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam cho khách hàng;
• Liên tục cập nhật, theo dõi thông tin về hồ sơ. Trong các trường hợp đặc biệt sẽ thông báo lại quý khách hàng;
• Theo sự ủy quyền khách hàng nhận giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho khách hàng;
• Trong các bước tiếp theo nếu có tài liệu cần công chứng, Luật Hùng Phát sẽ cử chuyên viên thực hiện mà không làm phiền đến khách hàng
• Thực hiện khắc con dấu cho văn phòng đại diện

Một vài câu hỏi thường gặp khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam