Văn bản đóng dấu được phát hành thường xuyên trong công tác văn thư doanh nghiệp, trong đó văn bản đóng dấu treo và văn bản đóng dấu giáp lai là hai loại văn bản phổ biến nhất. Tuy nhiên, vẫn có nhiều người nhầm lẫn trong cách sử dụng của hai thuật ngữ này.Vì vậy, trong bài viết này chúng tôi xin giải đáp tất tần tật về tính pháp lý của dấu treo và dấu giáp lai qua bài viết dưới đây.
Tính hợp pháp của dấu treo
Căn cứ theo quy định tại Điều 26 Nghị định 110/2004 / NĐ-CP thì việc đóng dấu treo được áp dụng như sau: “Việc đóng dấu treo trên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và đóng dấu. .đã dán.Trên trang đầu ghi một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên phụ lục kèm theo.
Đối với văn bản của cơ quan, tổ chức, tên cơ quan, tổ chức thường được đặt ở đầu và bên trái văn bản. Vì vậy, dấu treo thường được đặt ở mặt trái và mặt trên của văn bản, dấu tên cơ quan, tổ chức hoặc tên phụ lục.
Mặc dù được quy định về hình thức treo con dấu trong các văn bản quy phạm pháp luật nhưng trên thực tế, việc treo con dấu chỉ mang tính hình thức, không mang nhiều giá trị pháp lý. Theo đó, dấu treo chủ yếu dùng để xác nhận văn bản là một bộ phận của văn bản chính, tránh làm thay đổi nội dung của văn bản.
Tính hợp pháp của dấu giáp lai
Căn cứ khoản 2 Điều 13 Thông tư số 01/2011 / TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thì dấu giáp lai “được đóng vào giữa lề phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản. , che một phần các tờ giấy; mỗi tem tối đa 5 trang văn bản ”.
Theo đó, bên cạnh chữ ký của các bên và con dấu chữ ký, con dấu giáp lai thường được dùng để đóng dấu các văn bản của cơ quan, tổ chức từ hai tờ trở lên. Việc đóng dấu giáp lai sẽ góp phần đảm bảo tính chính xác của từng trang trong tài liệu và ngăn chặn việc tự ý thay đổi nội dung tài liệu, nhưng nó không phải là yếu tố quyết định đến giá trị pháp lý của tài liệu.
Ngoài một số quy định chung nêu trên, việc đóng dấu giáp lai đối với hồ sơ, tài liệu chuyên ngành phải thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành (theo Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110 / 2004). ). / NĐ-CP). Một ví dụ điển hình là các quy định chuyên ngành trong lĩnh vực công chứng theo Luật Công chứng 2014 quy định cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng. dịch theo Nghị định 23/2015 / NĐ-CP …… Vì vậy, nếu hoạt động trong lĩnh vực chuyên ngành, các cá nhân có liên quan cần chủ động tìm hiểu để tuân thủ pháp luật.
Cách đóng dấu đúng quy định
Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của chính phủ quy định về công tác văn thư như sau:
1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
4. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
Sự khác nhau giữa dấu treo và dấu giáp lai
Dấu treo là gì?
Dấu treo là dùng con dấu của công ty hoặc doanh nghiệp đóng lên trang đầu của văn bản và đóng trùm lên một phần của tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục đính kèm theo văn bản chính.
Thực tế, một số công ty/doanh nghiệp đóng dấu treo lên các văn bản nội bộ mang tính chất thông báo trong công ty/doanh nghiệp hoặc trên góc trái của liên đỏ hoá đơn tài chính.
Dấu treo có giá trị pháp lí không?
Đóng dấu treo thực chất không có tính pháp lý mà nó chỉ là đánh dấu một bộ phận của văn bản chính thuộc quyền sở hữu của công ty/ doanh nghiệp.
Dấu treo có chứng thực được không?
Theo quy định tại Điều 18 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, thì giấy tở làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính:
- Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp.
- Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Vì vậy, trường hợp văn bản của công ty/ doanh nghiệp đóng dấu treo không thể chứng thực được theo quy định.
Dấu treo trên hóa đơn ?
Căn cứ vào tiết d điểm 2 điều 16 chương III thông tư số 39/2017/TT-BTC ngày 31/03/2014/NĐ-CP ngày 17/1/2014 của chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ quy định:
“d) tiêu thức”người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”
Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái tờ hóa đơn.”
Vì vậy hóa đơn được đóng dấu treo có tính pháp lý trong trường hợp thủ trưởng đơn vị ủy quyền cho người bán hàng trực tiếp ký và ghi rõ họ tên trên hóa đơn.
Đóng dấu treo như thế nào?
Đóng dấu treo là dùng con dấu của công ty hoặc doanh nghiệp đóng lên trang đầu của văn bản và đóng trùm lên một phần của tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục đính kèm theo văn bản chính.
Dấu giáp lai là gì? Dấu giáp lai có ý nghĩa gì? Dấu giáp lai đóng như thế nào?
Dấu giáp lai là dùng con dấu của công ty/doanh nghiệp đóng lên lề bên trái hoặc lề bên phải của văn bản từ hai tờ trở lên để trên tất cả các tờ trong văn bản đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn từ đó ngăn chặn việc thay đổi nội dung,giả mạo của văn bản.
Các hợp đồng hoặc văn bản của công ty/của doanh nghiệp có nhiều tờ thì bắt buộc phải đóng dấu giáp lai hết các tờ nhằm đảm bảo tính chân thực, chính xác của văn bản đó.
Dấu giáp lai có tính pháp lý không?
Giá trị pháp lý của văn bản được khẳng định bởi con dấu đóng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền. Việc đóng dấu giáp lai tùy thuộc vào tính chất văn bản, quy định của pháp luật cũng như nội bộ tổ chức đó nhưng dấu giáp lai lai không có tính pháp lý mà nó chỉ thể hiện tính chân thực, chính xác của văn bản đó
Lời kết
Để hiểu rõ hơn về tính pháp lý của dấu treo và dấu giáp lai cũng như một số thủ tục thành lập công ty bạn hãy gọi ngay cho Luật Hùng Phát để được chuyên viên tư vấn tận tình và hoàn toàn miễn phí
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY KẾ TOÁN VÀ TƯ VẤN LUẬT HÙNG PHÁT
Hotline: 0898 300 247 – 0898 311 247 – 0869 666 247
Email: hungphat247@gmail.com – tuvan@luathungphat.vn
Website: https://luathungphat.vn
Xem thêm:
Dịch vụ thành lập công ty
Dịch vụ kế toán trọn gói
Thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh
