Bạn đang muốn thành lập một công ty du lịch, bạn khát khao đem đến những trải nghiệm mới cho khách hàng của mình, bạn muốn chiếm lĩnh miếng bánh thị trường ngày càng lớn nhưng bạn lại e ngại vì chưa biết đề án và kinh nghiệm thành lập công ty du lịch từ A đến Z ra sao. Sau đây, Luật Hùng Phát xin đưa ra một số gợi ý và kinh nghiệm thành lập công ty du lịch như sau:
Nên xem thêm: Thủ tục thành lập công ty du lịch
Chương trình phát thảo
1. Mặt bằng: Văn phòng chính
Đề Thám, Phạm Ngũ Lão, Bùi Viện (Phường Phạm Ngũ Lão, quận 1)
2. Nhân sự:
Một Chủ tịch HĐQT, một giám đốc và hai phó giám đốc, kế toán trưởng (Sau này bổ sung thêm trưởng phòng kinh doanh, quản lý điều hành, Tour Opertor, Sale Manager…). Tạm thời để giảm chi phí, nhân viên bán hàng có 4 người chia làm hai ca, một nhân viên văn phòng kiêm về sổ sách dịch thuật, một nhân viên giỏi về vi tính làm chương trình…
3. Trang thiết bị văn phòng:
Một cái bàn làm việc (Bằng gỗ hai tầng, phía trên là kiếng, computer để dưới mặt bàn…)
Một bàn cho kế toán hoặc sếp.
Ba cái computer, một cái laptop
Hai kệ lớn, một cái tủ nhỏ nhiều tầng
Bên trong hai cái bảng lớn (một cái để bảng đồ việt nam, một cái để thông tin máy bay và các dịch vụ tour.) Hai hoặc ba cái bảng in hình tour…
Bên ngoài một cái bảng hiệu ngang, hai bảng hiệu đứng và một bảng hiệu đứng lớn có đèn
4 cái ghế để nhân viên ngồi và 14 cái để khách ngồi.
Một cái máy in, một cái máy photo và một cái máy fax, một cái máy thanh toán thẻ, ba cái điện thoại bàn
Một số vật dụng phục vụ việc lưu trữ hồ sơ văn bản…
4. Đối tượng liên kết:
Các đối tác từ Bắc chí Nam về tour
Các khách sạn, các nhà hàng, các chủ xe cho thuê xe 4 chỗ, 7 chỗ, 16 chỗ, 25 chỗ, hướng dẫn viên…
Các đối tác xe openbus, một số xe đi về miền tây (hoặc Mai Linh)
Các đối tác về tour thường ngày mình phải gởi
Đối tác tour inbound và outbound
Các phòng vé máy bay, vé tàu lửa, vé xe bus vé tàu (gồm tàu về miền tây, Phú Quốc và tàu ra Vũng Tàu…)
Chỗ làm visa, công văn tái nhập
5. Kế hoạch ban đầu:
Thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn ba thành viên, tạm thời gởi tour và liên kết với các đối tác. Thời gian chuẩn bị hồ sơ và mua sắm trang thiết bị 1 tháng. Hoàn tất một công ty hoàn chỉnh là sáu tháng.
Sáu tháng này tình huống xấu nhất xảy ra lổ lã và dự trù vốn bù đắp là 100 triệu.
Vừa công tác, vừa làm hợp đồng, vừa đào tạo nhân viên, vừa bán tour lẻ vừa thiết kế tour riêng trong bốn tháng đầu nhằm giảm chi phí và tránh lỗ lã ở mức thấp nhất.
6. Những việc cần phải làm cụ thể:
Ký hợp đồng thuê mặt bằng
Làm giấy phép kinh doanh
Ký hợp đồng với đối tác… (một quá trình cực kỳ gian khổ và tốn nhiều thời gian lẫn công sức…)
Đi khảo sát khách sạn, tour và xin hình ảnh của các khách sạn nhà hàng…
Thuê nhân viên làm chương trình tour tổng hợp. Thiết kế lại chương trình (Kiếm người giỏi vi tính) Làm bảng giá…
Đóng và mua bàn ghế vật dụng văn phòng…
Thiết kế bảng hiệu thiết kế văn phòng (chuyên nghiệp nhưng có tính chất truyền thống, thể hiện được cái hồn của người Việt…)
Đăng ký bảng quyền thương hiệu
Tìm một vài hướng dẫn viên và liên hệ xe cộ và tour.
Đăng ký gắn điện thoại máy fax, mở tài khoản ngân hàng đặt máy thanh toán tiền.
Tuyển nhân viên
In card
Tham khảo Dịch vụ của Luật Hùng Phát
=>Điều kiện thành lập doanh nghiệp
=>Thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh
Chi tiết về tour
Daily tour:
Củ Chi Tunnels half day
Củ Chi Tunnels & Cao Đài Temble all day
Mê Kông Detal one day, 2 days, 3 days (Come back Sài Gòn or go to Cambodia)
City tour in Sài Gòn.
* Những tour này gởi hàng ngày cho Thiên Niên Kỷ, TM Brother, Kim Café…
2. Inbounds:
Tour đồng bằng sông Cửu Long
Tour miền trung (hot nhất là tour Nha Trang, Mũi Né…) Ngoài ra tour Hội An Huế và Đà Lạt vẫn là trọng điểm thứ hai.
Tour miền bắc: Tour Hà Nội 36 phố phường, Hạ Long, Sa Pa…
* Phần lớn tour này dành cho người Việt hoặc Việt kiều đi định kỳ hàng tuần hay hàng tháng… Đối tác là Phượng Hoàng, Văn Hóa Việt…
3. Outbounds
Chủ lực là tour Thái, tour Cam, tour Sing, Malay, trung quốc…
* Tour này phải gởi khách vì chưa đủ tiềm lực để làm tour…
4. Tailored Tours
* Thông thường tour này xây dựng trên một cái khung có sẵn hoặc sáng tạo và phát hiện những điểm mới nhưng phải phù hợp với tình hình thực tế… cần phải có kiến thức và thời gian tìm hiểu cụ thể.
5. Private tours
Tour này thường thiết kế tại chỗ bắt buộc kỹ năng nhân viên bán hàng phải biết nơi đó hoặc có thể tìm hiểu và học hỏi qua người quản lý…
6. Vip tours
Thỉnh thoảng vẫn có khách hàng loại vip tự đến công ty, hoặc sẽ lấy khách từ nguồn khác, thiết kế tour phù hợp với yêu cầu. Đây là đối tượng lời nhiều nhất… Chất lượng phục vụ và các dịch vụ đáp ứng phải thuộc loại xịn nhất tùy theo trường hợp cụ thể…
Chi tiết về vé
1/ Vé máy bay (nội địa lẫn quốc tế)
Xuất vé điện tử Pacefic Airline lấy từ các đại lý F1 hưởng phần trăm
2/ Vé Xe lửa:
Liên hệ với các phòng vé xe lửa
3/ Vé tàu:
Làm hợp đồng với các đại lý vé tàu liên hệ đặt chỗ và nắm bắt thông tin
4/ Vé open bus:
Gởi khách hàng ngày. Đối tác là Tâm Hạnh, Hạnh Café, TM, Phương Trang, Ngọc Trang…
Một số dịch vụ khác
Cho thuê xe
Làm Visa
Đặt phòng khách sạn.
Dạy nấu ăn cho người nước ngoài.
Cho thuê hướng dẫn viên
Tổ chức event, biểu diễn, hội chợ…
Định hướng phát triển
Trong vòng một năm rưỡi thu hồi vốn và đóng cho sở du lịch thành phố 250 triệu để được phép làm tour outbound.
Phát triển thêm một số văn phòng nhỏ nơi có khách ngoại quốc hoặc việt kiều (đối tượng khách víp) đồng thời liên kết với các tỉnh thành và các công ty để làm thiết kế tour đoàn.
Liên kết với các hãng máy bay để xuất vé điện tử trực tiếp.
Trong vòng hai năm phải nghiên cứu được một tour chủ đạo để đưa thương hiệu công ty mình lên, đồng thời lập www. Ba năm xin lên thẳng đại lý cấp 1 của Việt Nam Airlines.
Vừa thu tăng vốn cố định vừa xây dựng thương hiệu (Sau khi thị trường mở cửa, những công ty làm ăn đàng hoàng mới có thể còn chỗ đứng trong vài năm tới).
Lúc ban đầu có thể chưa mặc đồng phục nhưng thời gian sau chọn đồng phục cho phù hợp với văn hóa Việt xây dựng thương hiệu từ chính thái độ tiếp khách niềm nở của nhân viên cộng thêm sự phục vụ và chăm sóc ân cần. Đó là cách Makerting hình ảnh công ty hiệu quả nhất.
* Nguồn khách:
Khách vãng lai (Tây ba lô và Việt Kiều): Đây là lợi thế đặc trưng của khu du lịch Tây ba lô, bao giờ cũng có khách lai vãng mỗi ngày… Đó là lợi thế cơ bản nhất (tuy nhiên vẫn có mùa đông và mùa vắng khách – Mỗi năm vào mùa vắng khoảng 4 tháng). Số đông công ty ngoài nơi đây thụ động phụ thuộc vào nguồn khách tây ba lô này.
Khách từ các khách sạn, nhà hàng ngoài khu vực: Số lượng khách này đông vô số kể, nên khai thác mạnh lượng khách sộp này vừa có lợi nhuận cao vừa đảm bảo cho công ty ổn định và tăng lượng khách quanh năm (Hiện giờ rất ít ai để ý đoạn đường Thái Văn Lung, Mạc Thị Bưởi, Đông Du, Thi Sách… Nơi Tây sang tụ tập rất đông đúc. Chưa kể đến các khách sạn sang trọng ngoài Nguyễn Huệ, Đồng Khởi, Lê Lai, Lê Lợi…). Đó là một lượng khách khổng lồ qua Việt Nam công tác, du lịch tự túc, đi tìm cơ hội kinh doanh… Họ thường nhờ các nhân viên khách sạn nhà hàng dẫn đi chơi riêng lẻ…
Khách Việt Nam hay khách lẻ: Qua mối quan hệ bạn bè, người thân, qua các diễn đàn, blog… Tuy nhiên phải chắc chắn rằng mình sẽ làm tour thật tốt… (Thật tình cho đến ngay lúc này không ai thèm chú ý đến lượng khách này)
Khách đoàn: Liên kết với một số công ty liên doanh hoặc công ty nước ngoài, hay công ty Việt Nam trên địa bàn thành phố (HCM) đứng ra tổ chức tour tham quan hội nghị, tour nghĩ lễ… Quan hệ rộng với các sếp ở các công ty du lịch lữ hành địa phương, hay các công ty khác ở các tỉnh chào giá tour đoàn cho các cán bộ nhân viên… (cái này có thể có một ít huê hồng cho chủ tịch công đoàn, hay đại loại là vậy…)
Việt Kiều về thăm quê hương: Nghe có vẻ lạ đời nhưng nó vẫn là sự thật sau bao nhiêu năm dẫn khách đi tour. Do:
- Một số người sinh ra tại bên đó nên không có thân nhân tại Việt Nam. Về Sài Gòn chỉ biết đi ăn, đi taxi và ngủ khách sạn. Họ không dám làm quen người lạ nên không biết đi đâu về đâu… khi trở về nước họ “thề” là không quay lại VN nữa…
- Một số người có bà con bên này (nhưng bà con ở xa, họ không muốn gặp, bà con không có nhiều thông tin về du lịch) nên họ muốn có một công ty đứng ra lo khách sạn đưa đón sân bay hướng dẫn đi chơi, bán tour từ miền Bắc vào Nam lo cho họ trọn gói…
(Những Package tour như thế này rất hấp dẫn và gây sự yên tâm cho khách từ lúc có ý định về thăm quê hương…)
Khách nước ngoài muốn du lịch Việt Nam: Cái này không phải không làm được, có nghĩa là gởi thư ngỏ chào mời đến các công ty du lịch nước ngoài. Họ sẽ bán tour từ bên đó cho mình và thanh toán qua thẻ. Công ty bên này lo từ A đến Z từ đưa đón sân bay, khách sạn, chở đi mua sắm, giải trí ăn uống mỗi ngày… Khách sang nên họ không ngại tiền, chỉ ngại cung cách và chất lượng phục vụ của công ty bên này thôi. Tuy nhiên cái vấn đề cốt lỏi nhất vẫn là chuyện thanh toán tính dụng, nhân viên phải giỏi tiếng anh và am hiểu nhiều, phải có hợp đồng với tất cả các khách sạn trên cả nước…
Khách do nhân viên sale mang về: Nhân viên ngoài biên chế, các hướng dẫn viên, các nhân viên công ty khác muốn tăng thêm thu nhập… Khi họ dẫn về được một đoàn khách, sau khi kết thúc tour lãi ròng (đã trừ thuế) thỏa thuận % với họ ( có thể cho họ 30%). Hiện giờ các công ty du lịch ngoài này vẫn không chịu chia mức huê hồng như thế này…
Khách hàng từ… Khách hàng: Đó chính là chất lượng và cung cách phục vụ tốt của nhân viên, giá tour hợp lý… Khi lên xe đi tour, hay về nước… bao giờ họ cũng “chỉ bảo” cho nhau nghe cái địa chỉ mà họ rất thích… (Vụ này thì xảy ra thường xuyên…)
Khách hàng từ… Nhân viên: Thông thường người nhân viên làm việc 8 tiếng mỗi ngày với mức lương như thế. Có cách nào “bắt” họ làm việc thêm giờ mà không trả lương hay không? Thưa rằng có ! chẳng những họ làm thêm giờ, công ty không trả lương mà họ còn đem về một số lợi nhuận cho công ty nữa. Đó là khoản huê hồng từ nguồn khách của họ đem về. Hãy tạo một công ty thật tốt để họ yên tâm và hào hứng giới thiệu với bạn bè người thân của họ đến mua tour và các dịch vụ công ty có… Thế khác nhau giữa nhân viên sale và họ như thế nào. Thường trích 10% huê hồng (sẽ cụ thể trong từng trường hợp) vì họ đã có lương căn bản…
Tham khảo Dịch vụ của Luật Hùng Phát
=> Thủ tục thành lập công ty chứng khoán
=> Thành lập công ty giá rẻ
Một số bước cơ bản để thể hiện tính kinh doanh
1/ Công ty mình bán cái gì:
Đó là những sản phẩm về du lịch – Một ngành còn non trẻ nhưng phát triển mạnh nhất hiện nay. Thế giới ngày một phát triển và nhu cầu thỏa mãn bản thân ngày càng nhiều, du lịch để khám phá là một sở thích không thể thiếu trong mỗi con người… Đa số người ta hay nghĩ “90% du khách không trở lại VN” – Câu này hoàn toàn chính xác, nhưng chỉ với 10% comeback và số khách hàng mới cũng đã làm đau đầu cho những nhà quản trị. Vì luôn quá tải trong những kỳ nghĩ, kỳ trú đông, của khách nước ngoài và những dịp lể cho khách trong nước trong nước…
2/ Điều gì làm nên sự khác biệt:
Chưa chắc ai đã tin, nhưng cứ nhìn lại sự thân thiện của người Việt… thua cả người Lào và người Campuchia chứ đừng nói chi quốc gia phát triển du lịch chuyên nghiệp như Thái Lan. Tạo ra một đội ngũ nhân viên biết làm du lịch vừa chuyên nghiệp vừa tận tình (Nghe qua thì có vẻ dễ lắm nhưng thật sự cứ đến một vài công ty thì biết)
Không chỉ làm bán tour mà công ty còn là một nơi cung cấp thông tin cho khách hàng về gần như tất cả các dịch vụ (quán Bar, nhà hàng, khách sạn, mua sắm, câu cá, công viên, spa… với từng đặc điểm cụ thể nhất)
Chăm sóc khách hàng qua email, phải thật sự có cái Tâm trong nghề.
Luôn tìm tòi học hỏi cách làm du lịch của các nước trong khu vực…
3/ Tại sao họ phải chọn công ty mình mà không phải là công ty khác:
Làm kinh doanh không phải là từ thiện, nhưng chính những cái việc tưởng chừng như “dở hơi” lại hỗ trợ cho kinh doanh rất nhiều, thí dụ đơn giản như giúp một cô sinh viên người Bỉ đến Bến Thành để đón xe bus đi Tây Ninh giá rẻ nhất, hay tra cứu thông tin giúp họ… Thử nghĩ chúng ta đến một đất nước xa xôi nào đó mà có người giúp mình thì cảm giác chúng ta lúc đó như thế nào… Những việc này quảng cáo hình ảnh cho công ty hiệu quả rất nhiều so với đăng báo hay quảng cáo trên tivi…
Khách tây không quan trọng công ty lớn hay nhỏ như người Việt lắm, điều cần nhất lịch sự và thật tình. Vẫn gởi cho đại gia Sapaco, Thiên Niên Kỷ, Văn Hóa Việt… Khách vẫn biết nhưng vẫn mua tour và quay lại chẳng qua sự tiếp đón nồng hậu và nói thẳng sự thật, mỗi sự thật bao giờ cũng gây được thiện cảm lẫn thông cảm hơn là đều lấp liếm và dối trá.
Điều chính xác nhất cho cái tiêu đề trên là sự quay lại của khách và các phản hồi từ những người khách cũ, tăng khách mới đó là dẫn chứng cụ thể nhất…
4/ Chất lượng luôn luôn là vấn đề quan trọng.
Vấn đề này không thể so sánh với các nước khác. Ở mỗi nước đều có những “cung cách” làm việc khác nhau, đôi lúc không nên nhìn quá sâu vào mặt tiêu cực của một vấn đề mà quên đi những cái lãng mạn và đẹp đẽ bên trong. Chúng ta không thể thay đổi cả một hệ thống du lịch đã có từ lâu nay, chúng ta cũng không cao cả đại diện cho đất nước hay con người Việt Nam… Mà chúng ta chỉ nhân danh bản thân mỗi con người làm hết sức mình và có trách nhiệm trong công việc, làm cho khách hài lòng nhất, và giúp quảng bá hình ảnh công ty rộng rãi nhất… Cái Tâm đó chính là Chất lượng đầu tiên mà một nhân viên làm du lịch phải có…
5/ Hiểu khách như hiểu ta:
Vì ngôn ngữ bất đồng và vì cái tôi mình quá lớn, một số nhân viên chẳng chịu nghe rỏ khách hàng cần gì mà cứ đoán bừa, gây ra rắc rối liên tục. Vấn đề là phải nắm thật rõ và chính xác họ cần gì để giải quyết thấu đáo và chu toàn, chẳng thà có một nhân viên dốt mà chịu khó học hỏi và có cái tâm để đào tạo hơn là một nhân viên giỏi mà ngang bướng và vô trách nhiệm.
6/ Nên chủ động:
Công ty nên là một nơi tư vấn tốt nhất cho khách hàng chủ động gợi ý đến những nơi tốt nhất. Chào tour và tìm nguồn khách mới liên tục chứ không bị động đợi khách đến như hiện giờ…
7/ Tiên liệu trước mọi tình huống:
Vấn đề là phải có cái tâm trước mắt, thấy lời nhiều nhưng vẫn không đánh đổi được uy tín. Người làm du lịch phải nắm rỏ được những tình huống có thể xảy ra để mà tư vấn cho khách. Thí dụ ảnh hưởng bảo nhiệt đới khiến tàu không thể chạy ra Phú Quốc được, hay “cháy” phòng ở đâu đó, mưa nhiều ở những nơi du lịch… Không phải ai cũng làm được điều này…
Đôi điều suy nghĩ khi nói đến khu tây:
Không dám nói người ngoài mà chỉ nói đến những người trong ngành du lịch.
1. Khi qua V làm việc với Chị H trưởng phòng kinh doanh, công ty này nằm ở Pasteur cách khu tây khoảng 10 phút đi xe máy mà chị ấy như từ trên cung trăng rớt xuống với câu hỏi “ Ngoài đó có khách người Việt đi tour nữa sao?” “Vietravel, Saigontourist, Fiditour… lớn như vậy thì người ta đến đây mua tour chứ ai mua bên đó”… Chị ấy không biết ngoài Sinh Cafe thì còn có các đại gia Thiên Niên Kỷ, TM, Kim Café, Hanh Café, Tâm Hạnh, Phương Trang… phần lớn họ từ Nha Trang, Hà Nội nhảy vào đây để kinh doanh du lịch và hiện giờ nhắc tới họ ai cũng nể trong lúc người Sài Gòn thì ngơ ngác…
2. Đến gặp anh Phó giám đốc công ty vận chuyển S (cùng học chung trường Văn Lang) ảnh bảo “Khu tây ấy anh chưa tới lần nào nhưng nghe nói chỗ đó làm ăn gì được”
3. Chị D bên công ty du lịch QHV thì bảo có đến mua vé xe một lần nhìn người ta chạy lăng xăng chóng mặt quá nên không thích làm ăn bên này, mặc dù công ty chị ấy không có nổi một khách đi tour cả 4 năm nay, sống được chủ yếu nhờ cho thuê xe nhưng chị ấy chê khu tây làm việc kiếm toàn tiền bạc cắc.
4. Anh L giám đốc công ty du lịch T quận 3 thì bảo “Ngoài khu đó khách chỉ đi chơi lòng vòng thành phố”
Nói đến khu phố tây, người ta chỉ nghĩ đó là phố… có tây. Trong lúc mọi người ai cũng nghĩ theo cách của mình rồi tự sướng… thì khu phố tây vẫn ồn ào tấp nập người qua kẻ lại … Những ngày bão giá đô la khiến cho mọi người tất bật, thì phố tây vẫn là nơi diễn ra mua bán thông thường bằng đô rất đỗi bình thường như chưa hề có cơn sốt này…
5. Nhưng tại sao chọn khu phố tây để làm du lịch:
Nếu mình ra công ty chỗ khác, buổi ban đầu nguồn lực chưa có, thương hiệu công ty chưa ai biết nên rất khó để đi chào tour đoàn và gom tour lẻ (cạnh tranh không nổi về giá vì người ta có thể đạp giá khách sạn, phương tiện vận chuyển hay nhà hàng… còn mình thì không thể). Cũng chẳng bán được vé máy bay, book phòng… Nguồn khách lẻ tây ba lô và khách Việt Nam lẫn Việt Kiều nơi này giúp mình có thu nhập và đào tạo nguồn nhân lực một cách tốt nhất từ buổi khai trương công ty. Ở nơi đây rất nhiều nhu cầu về các ngành dịch vụ mà mình có thể bán được… từ đó mới ký hợp đồng và liên kết với các công ty hay khách sạn ở nơi khác được phục vụ cho các tour sau này !!! quan trọng nhất là nguồn thu nhập đem lại cho công ty từ buổi ban đầu…
Hãy gieo giống tốt khắp nơi chắc chắn gặt được nhiều quả ngọt, hạnh phúc không ở đâu xa mà ở ngay nụ cười của khách, ở những giọt nước mắt của họ ngày tạm biệt, ở những cái ôm thật chặt khi chia tay, ở những buổi chiều đi tour về họ chạy lại công ty chỉ nói hai tiếng cảm ơn rồi chạy ù về khách sạn tắm rửa và ở chính ngay sự thanh thản trong tâm hồn mình…
Lời kết
Trên này có thể không phải là một bài diễn giải hay, nhưng có thể cho bạn những cái nhìn tổng quan nhất về đề án cũng như kinh nghiệm thành lập công ty du lịch. Chúc bạn thành công!
